Accueil›Comment ça marche

Cinq étapes, depuis votre téléphone jusqu'à la réception d'une copie certifiée conforme par courrier.

Vous répondez une seule fois à des questions formulées en langage simple. Nous les transposons dans le formulaire en vigueur de l'organisme émetteur, vérifions la demande ligne par ligne, la soumettons et assurons son suivi jusqu'à sa remise.

Vérification de la précision de l'application chiffrement 256 bits Assistance en direct depuis les États-Unis

Commencez votre commande Étape 1 sur 3

Sélectionnez un type d'enregistrement sur l'écran suivant. Durée : environ 8 minutes.

1 Où le document a-t-il été délivré ? Continuer →

Vos données sont cryptées et ne sont jamais vendues. Vous pourrez consulter le détail des frais avant que le montant ne soit débité.

Pas de consultation en cabinet Vérification des erreurs incluse Expédition avec suivi

Le processus

Que se passe-t-il après l'envoi de votre demande ?

Aucun frais ne vous sera facturé pour une demande d'acte d'état civil avant que vous n'ayez pris connaissance du montant détaillé et que vous ne l'ayez validé.

01 Vous remplissez le formulaire en ligne

Des questions simples concernant le document, votre lien avec celui-ci et l'adresse à laquelle il doit être envoyé. Pas d'impression, pas de fichiers PDF officiels, pas besoin de chercher un notaire à ce stade. La plupart des gens y parviennent en environ huit minutes depuis leur téléphone.

02 Nous examinons la demande

Un spécialiste vérifie que vos informations sont conformes aux exigences actuelles de l'organisme émetteur : orthographe par rapport au dossier, éligibilité, pièces d'identité acceptables, version correcte du certificat et dépositaire approprié. C'est cette étape qui permet d'éviter la plupart des rejets.

03 Identité et autorisation

Nous vérifions que votre pièce d'identité répond aux normes en vigueur dans la région et, lorsque celle-ci exige une demande sous serment ou certifiée par un notaire, nous vous indiquons précisément ce que vous devez signer et comment procéder. Nous ne laissons rien au hasard.

04 Transmission à l'organisme émetteur

La demande dûment remplie et les frais administratifs sont transmis au registre d'État ou au bureau du département qui détient le dossier. À partir de là, la décision et les délais relèvent de la compétence de l'organisme concerné.

05 Livraison et suivi

Vous recevez un e-mail dès l'envoi de votre copie certifiée conforme, avec un numéro de suivi. Si l'administration soulève une question, nous y répondons et vous tenons informé de la suite donnée.

L'étape de révision

Ce que nous vérifions avant tout dépôt de dossier

Voici à quoi correspond le montant des frais. Chacun des éléments ci-dessous correspond à un motif avéré pour lequel les demandes sont rejetées par les registres régionaux.

Noms et orthographe par rapport au dossier

Les actes d'état civil sont indexés exactement tels qu'ils ont été enregistrés. Il suffit qu'un nom de famille après le mariage, une initiale ou un trait d'union soit mal placé pour qu'une recherche ne donne aucun résultat.

Conditions d'éligibilité et lien de parenté

Les États fixent des conditions d'éligibilité pour l'obtention d'une copie certifiée conforme. Nous déterminons votre catégorie dès le départ, avant le paiement des frais, plutôt qu'après un refus.

Normes d'identification

Les documents acceptés, les règles relatives à la date d'expiration et l'obligation ou non de fournir une déclaration notariée ou sous serment varient selon les juridictions.

Dépositaire, version et frais

Précisez si c'est l'État ou le département qui détient le dossier, quelle version vous convient en fonction de vos besoins, ainsi que le montant exact des frais actuellement en vigueur pour ce nombre d'exemplaires.

Calendrier

À quoi faut-il s'attendre, franchement ?

Le délai de traitement est fixé par l'organisme émetteur, et non par nos soins. Certains États renvoient une copie certifiée conforme en quelques jours. D'autres prennent plusieurs semaines, et les documents conservés dans les archives nécessitent encore plus de temps. Nous examinons et transmettons votre demande le jour même de sa réception, et nous indiquons l'estimation actuelle du délai pour votre État avant la finalisation de la commande.

Ce que nous pouvons vous garantir, c'est ce qui relève de notre contrôle : un examen et une soumission le jour même, un dossier correctement constitué, ainsi qu'une réponse personnalisée pendant toute la durée du traitement de votre demande.

Si l'administration demande des informations complémentaires, nous vous indiquons ce qui a été demandé et ce que nous avons envoyé. Si votre demande ne peut pas être enregistrée telle quelle, nous vous en informons plutôt que de la laisser en suspens.

Ce que vous pouvez contrôler

Informations précisesPlus vos saisies sont proches des informations telles qu'elles ont été enregistrées, plus la recherche sera rapide.
La bonne versionIndiquez-nous l'usage prévu et le certificat approprié sera demandé dès la première fois.
Pièce d'identité lisibleUne photo lisible d'une pièce d'identité en cours de validité permet d'éviter le blocage le plus courant.
Commande groupée de plusieurs exemplairesUne seule demande pour plusieurs exemplaires est plus rapide et généralement moins chère que deux demandes distinctes.

Tarification transparente

Deux frais, tous deux affichés avant que vous ne confirmiez

Les demandes d'actes d'état civil donnent toujours lieu à deux frais distincts. Certains services n'affichent le deuxième montant que lorsqu'il apparaît sur votre relevé.

Les frais prélevés par les organismes publics sont fixés par le ministère de la Santé de chaque État ou par ses services départementaux, et varient en fonction du type de document et du nombre d'exemplaires. Le montant total de votre commande est détaillé avant la validation de celle-ci, et il ne dépassera jamais le montant que vous aurez approuvé.

Aucun montant ne vous sera facturé tant que vous n'aurez pas validé l'écran de vérification. Les frais administratifs prélevés par l'organisme public sont facturés séparément, une fois que celui-ci a accepté la demande, et apparaissent sur votre relevé sur une ligne distincte.

Vous pouvez également effectuer vous-même votre demande directement auprès de l'organisme public émetteur, ce qui peut s'avérer moins coûteux. Vous nous payez pour la préparation des formulaires, la vérification des erreurs et la gestion de la demande — et non pour le certificat lui-même.

Frais de traitement et d'examen

Facturé lors du paiement. Ce montant couvre la préparation de votre dossier, sa vérification au regard des exigences de l'État, son dépôt, ainsi que l'accompagnement jusqu'à la réception de votre dossier.

Frais administratifs et frais de livraison

Ce montant est fixé par l'État émetteur, et non par nos soins. Il n'est facturé qu'après examen et acceptation de votre demande par l'organisme compétent, et apparaît séparément sur votre relevé.

Ces deux frais sont détaillés sur l'écran de vérification de votre commande sur
avant que vous ne validiez celle-ci.Pas de frais cachés

Avant de commencer

Préparez-les

Ces quatre éléments sont communs à tous les types d'enregistrements.

Détails du documentNom complet figurant sur l'acte, date de l'événement et ville ou département où il a eu lieu.

Votre pièce d'identité délivrée par les autoritésUn permis de conduire, une carte d'identité nationale ou un passeport. Une photo prise avec votre téléphone suffit — pas besoin de scanner.

Votre lien avec le dossierLes États limitent les personnes autorisées à en faire la demande : la personne concernée, un parent, un enfant, un conjoint, un frère ou une sœur, ou un représentant légal.

Une adresse postaleÀ laquelle la copie certifiée conforme doit être envoyée. Nous vous enverrons le numéro de suivi dès l'expédition.

Questions fréquentes

À propos du processus

Non. Les certificats ne sont délivrés que par l'organisme de l'État ou du département qui détient le dossier. Nous préparons, vérifions et soumettons votre demande, et nous nous chargeons de la correspondance avec cet organisme en votre nom.

Oui, et cela peut même coûter moins cher. Chaque État accepte les demandes directement de la part des particuliers éligibles. Notre service s'adresse aux personnes qui préfèrent ne pas avoir à se renseigner sur les exigences en vigueur dans une juridiction donnée et à ne pas prendre le risque de voir leur demande rejetée.

Nous vous expliquons pourquoi et ce que l'agence a demandé. Si le refus est dû à un élément que notre vérification aurait dû détecter, nous apportons les corrections nécessaires et soumettons à nouveau le dossier sans frais supplémentaires de notre part.

Contactez-nous dès que vous vous en rendez compte. Si la demande n’a pas encore été transmise à l’organisme, nous pouvons la corriger sans frais supplémentaires de notre part. Une fois la demande déposée, les modifications dépendent de la procédure propre à l’organisme.

Remarque : US Vital Certs est un service privé et indépendant de préparation de documents ; il n’est ni affilié à, ni approuvé par, ni géré par une quelconque administration publique. Vous pouvez effectuer vous-même votre demande directement auprès de l’administration de l’État émettrice, ce qui peut s’avérer moins coûteux. Nos frais couvrent la préparation des formulaires, la vérification de l’exactitude des informations, la gestion de la demande et l’assistance ; ils sont distincts et s’ajoutent aux frais demandés par l’administration de l’État, et ni nous ni aucune administration ne pouvons garantir un délai de traitement.

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Choisissez un type de dossier et une région — vérifiez le détail complet des coûts avant que quoi que ce soit ne vous soit facturé.

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